Zarówno dla pracowników firm, jak i dla przedsiębiorców stawki kilometrówki to bardzo ważna kwestia. Dla pracowników ponieważ pozwala ustalić zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej, natomiast dla osoby prowadzącej działalność istnieje możliwość zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodu. Jak liczona jest kilometrówka?
Kilometrówka ustalana jest po to, aby określić, ile powinien wynosić zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej. Przedsiębiorca, wykorzystując w ramach działalności gospodarczej prywatny lub użyczony samochód osobowy, może zaliczyć koszty przejazdu do kosztów uzyskania przychodu.
Ile w 2015 roku?
Wysokość kilometrówki zależna jest od rodzaju pojazdu. Od 2007 roku w Polsce jest ona taka sama.
W 2015 roku stawka za 1 kilometr dla samochodów osobowych wynosi:
- 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3,
- 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3.
Stawka ta dla motocykli wynosi 0,2302 zł, natomiast dla motorowerów 0,1382 zł.
Rozliczenie przedsiębiorcy
Z art. 23 ust. 1 pkt 46 Ustawy o PIT wynika, że osoba prowadząca działalność gospodarczą, która wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód osobowy i chce wydatki związanie z jego eksploatacją zaliczyć do kosztów firmowych, musi prowadzić kilometrówkę dla celów podatku dochodowego.
Kilometrówka, musi zawierać szereg danych, takich jak:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy,
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis przedsiębiorcy.
Księgowania wydatków dokonuje się w ostatni dzień miesiąca, opierając się o zestawienie poniesionych wydatków wynikających z faktur oraz z prowadzonej kilometrówki.
Rozliczenie pracownika
Pracownik, który wykorzystuje w swojej pracy prywatny pojazd, może liczyć na refundację kosztów użytkowania auta, rozliczając się z faktycznie przejechanych kilometrów. W takiej sytuacji należy założyć ewidencję przebiegu pojazdu, podając dane takie jak wymienione powyżej - w przypadku przedsiębiorcy.
Pracodawca powinien dokonać zwrotu pracownikowi sumy wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. Zwrócona suma będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy.
Istnieją jednak wyjątki. Stanowią je sytuacje, w których przedsiębiorca w wewnętrznym regulaminie ustali wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, wówczas kilometry mnożone są przez ustaloną stawkę.