Prowadzisz własną firmę? Naucz się efektywnie zarządzać swoimi długami.
Każdy, kto prowadzi nawet niewielką firmę, musi nauczyć się efektywnie zarządzać swoim długiem. Warto bowiem wiedzieć, że odroczone terminy zapłaty za usługi lub towary są niczym innym, jak formą pożyczki. Jeżeli prowadząc własną firmę, chcemy uniknąć kłopotów z odzyskaniem długów, a co za tym idzie, również utrzymać płynność finansową, powinniśmy nauczyć się mądrze zarządzać swoimi zobowiązaniami.
W obecnej sytuacji gospodarczej utrzymanie się na rynku jest nie lada wyzwaniem. Pozyskanie nowego klienta lub kontrahenta nie jest rzeczą łatwą. Dlatego też, zanim zaangażujemy się poważnie w interesy z nowym wspólnikiem, warto sprawdzić jego wypłacalność, to znaczy oszacować, czy będzie w stanie w przyszłości na bieżąco regulować swoje zobowiązania. W tym celu możemy przeanalizować dokumenty finansowe lub – w dobie powszechnego dostępu do Internetu – sprawdzić opinie o nim w portalach branżowych. Możemy również zlecić pełną weryfikację w firmie factoringowej.
Ponadto warto prowadzić pełną dokumentację, opierającą się nie tylko na samych fakturach, lecz również na przykład protokoły odbioru towaru. To potwierdzi fakt odbioru towaru od kontrahenta. Zarówno faktury, jak i protokoły powinny się pokrywać pod względem merytorycznym.
Warto również zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie komputerowe, które będzie nam umożliwiało monitorowanie wszystkich faktur i należności. Możemy tego dokonywać sami, we własnym zakresie, lecz również możemy to zlecić firmie windykacyjnej lub faktoringowej. Prowadząc nawet niewielki interes trzeba pilnować dat. Jeżeli nasz kontrahent spóźnia się z uregulowaniem płatności powyżej 30–45 dni, należy przystąpić do energicznego działania i wysłać pismo z ostatecznym wezwaniem do zapłaty. Jeśli nasza firma jest ubezpieczona, to powstałą szkodę możemy zgłosić do ubezpieczyciela.
Warto pamiętać, aby u największego z naszych kontrahentów nie było więcej, aniżeli od 20 do 30 procent naszych należności. Jeżeli transakcja opiewa na większą kwotę, warto dodatkowo się ubezpieczyć i zweryfikować zdolność finansową naszego partnera w interesach. Zauważmy, że duże kontrakty realizowane ze stałymi kontrahentami po stosunkowo niskiej marży mogą powodować ryzyko opóźnień. To wszystko może skutkować u nas utratą płynności finansowej, a co za tym idzie, także i zmniejszenie naszej wiarygodności. Dlatego też warto wpierw zastanowić się, czy takie interesy są dla nas opłacalne i zawczasu zgromadzić środki na czarną godzinę. Nawiązując współpracę z kontrahentem i wywiązując się w stu procentach ze swoich zobowiązań, powinniśmy oczekiwać tego samego w drugą stronę. Jeżeli termin płatności zobowiązania kontrahenta wobec nas już dawno minął, przestaje on być naszym partnerem, a staje się po prostu dłużnikiem.
Ponadto, aby efektywnie zarządzać naszymi należnościami i długami, powinniśmy dbać o odpowiednią edukację całego personelu, począwszy od działu sprzedaży, po logistykę, a skończywszy na księgowości. To wszystko, w połączeniu z wysoką jakością naszych towarów lub usług, pozwoli nam nie tylko utrzymać płynność finansową, lecz również na stały rozwój i pozyskiwanie nowych kontrahentów.