Odkąd weszły w życie przepisy regulujące możliwość wystawiania faktur elektronicznych zyskują one coraz większą popularność i coraz większa rzesza Polaków decyduje się na taką właśnie formę rozliczeń.
Najnowsze badania wskazują, że niemal co trzeci Polak deklaruje chęć otrzymywania rachunku w postaci elektronicznej. Procent takich deklaracji rośnie sukcesywnie od kilku lat, a w stosunku do 2013 roku taka forma zyskała 10-procentowy progres.
Czym właściwie jest e-faktura?
E-faktura w zasadzie nie różni się od faktury papierowej, zawiera identyczne dane jak tradycyjna faktura papierowa, różnica polega na formie jej dostarczania. Elektroniczna faktura jest wysyłana bezpośrednio na adres e-mail odbiorcy, najczęściej w postaci pliku PDF, który możemy otworzyć przy pomocy ogólnie dostępnego darmowego oprogramowania. Legalność tej formy reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).
Jakie korzyści daje e-faktura?
Dzięki wprowadzeniu e-faktur i wyeliminowaniu potrzeby kilkukrotnego wydruku na papierze zyskuje nie tylko środowisko, ale także wystawca i odbiorca faktury. Odbiorca zyskuje między innymi na czasie, bo otrzymuje rachunek w terminie, ograniczając możliwość opóźnienia czy wręcz zaginięcia przesyłki na poczcie lub innej instytucji dostarczającej tradycyjną formę faktury. Ma także dość racjonalne ułatwienia w postaci prostego przechowywania oraz archiwizacji dokumentów, a także ma zapewniony stały i łatwy dostęp do takiego archiwum. Wystawca e-faktur zyskuje jeszcze więcej. Oszczędności finansowe – eliminacja kosztów związanych z zakupem papieru, zakupem i eksploatacją drukarek, a przede wszystkim sporych kosztów wynikających z dostarczania formy papierowej dokumentu. Do tego dochodzi oczywiście kwestia terminowości dostarczenia tradycyjnej faktury.
Jak przejść na e-fakturę i ile to kosztuje?
Jeżeli wystawca oferuje opcję e-faktur, to najczęściej sam ją nam zaproponuje. Będziemy musieli jedynie zapoznać się z regulaminem tej formy rozliczania i ją zaakceptować. Oczywiście jest to całkowicie bezpłatne. Obecnie e-fakturę możemy wybrać u większości dostawców usług telekomunikacyjnych, internetowych i telewizyjnych, a także u większości dostawców prądu, czy gazu oraz w bankach (gdy mowa o e-wyciągach z konta). Niestety, jeszcze nie wszystkie firmy, wysyłające nam faktury tradycyjne oferują możliwość przejścia na fakturę elektroniczną, ale z powody wielu walorów takiej formy, można mieć nadzieję, że niebawem ich ilość znacznie wzrośnie.