Firmy trudniące się działalnością usługową często znajdują się w sytuacji, w której klient po rezerwowaniu konkretnego terminu, np. pobytu w hotelu, nagle z niego rezygnuje. Dla hotelu oznacza to stratę finansową, chyba że wcześniej skorzystał z preautoryzacji.
Preautoryzacja polega na czasowym zablokowaniu środków pieniężnych na koncie bankowym klienta. Jest wykorzystywana głównie w przypadkach, gdy klient dokonuje rezerwacji (np. pobytu w hotelu czy wynajmu auta), za którą ma zapłacić dopiero na miejscu. Wcześniej właściciel hotelu lub wypożyczalni samochodów może dokonać preautoryzacji, w ramach której blokowana jest określona kwota na koncie klienta. Pozwala to zweryfikować jego zdolność do opłacenia zobowiązania, a także ma zagwarantować zwrot poniesionych przez hotelarza lub restauratora kosztów, które mogłyby wyniknąć w przypadku zrezygnowania z usługi. Zablokowane przez preautoryzację środki nie są pobierane z konta - cały czas się na nim znajdują. Nie można jednak z nich skorzystać aż do momentu wygaśnięcia terminu blokady lub opłacenia należności.
Sprawdź też: O preautoryzacji przy rezerwacjach hotelowych
Z preautoryzacji korzystają najczęściej biura podróży, hotele, wypożyczalnie samochodów, a także firmy cateringowe i restauracje organizujące przyjęcia na zamówienie. Jest to dla nich swego rodzaju kaucja, która daje im pewność, że nie zostaną oszukani przez klienta, a nawet gdyby tak się stało, mają pewność, że otrzymają zwrot poniesionych kosztów. Jeśli z tej sposobności korzysta wypożyczalnia samochodów, może ona określać również odpowiedzialność kierowcy w wyniku zdarzeń drogowych, w których konieczna jest wypłata odszkodowania przez firmę ubezpieczeniową.
Sprawdź też: 6 mitów na temat kart zbliżeniowych
Aby firma dokonała preautoryzacji, nie jest konieczne fizyczne udostępnienie karty pracownikowi obsługującemu terminal z odpowiednią funkcją w systemie. Do tego celu wystarczy podanie określonych danych z karty, które jej właściciel może przekazać np. telefonicznie. Co więcej, dokonując preautoryzacji kartą kredytową, nie jesteśmy zobowiązani do wniesienia opłaty wynikającej ze skorzystania z usługi za pośrednictwem tej samej karty. Rachunek wystawiony przez usługodawcę możemy uregulować równie dobrze inną kartą płatniczą, bez zwiększania obciążenia na karcie kredytowej, na której określona kwota została wcześniej zablokowana. Właściciel firmy po przyjęciu płatności zobowiązany jest do unieważnienia preautoryzacji i uwolnienia zablokowanych wcześniej środków.